Förbättringar som består

En del människor tror att om man bara har beslutat något så har man genomfört en förändring. Men förändring i har inte skett förrän alla medarbetare arbetar på ett nytt sätt. Enklast är de frågor som kan beslutas på enheten. Är det många organisatoriska nivåer en förändring måste passera så kan det ta lång tid att genomföra.

Många har någon gång beslutat sig för att nu ska de sluta, röka, gå ner i vikt, börja motionera eller någon annan livsstilsförändring. Det innebär inte att de har slutat röka, gått ner i vikt, motionerar regelbundet. Ofta blir dessa löften till oss själva snarare något som vi försöker förtränga till nästa gång vi ger oss själva samma löfte.

På en arbetsplats startas emellanåt förändringsarbete som inte leder till verklig förändring. Ibland möter den som vill förändra ett motstånd. Förändringsarbete tar tid eftersom nya vanor och rutiner ska kännas naturliga. Ett tillåtande och förlåtande klimat där det är tillåtet att prova sig fram är en framgångsfaktor. En verksamhet som styrs av skräck för att göra fel är en otrygg miljö. Det finns knep för att öka chansen att lyckas med förändring såväl i det egna livet som på en arbetsplats.

På ett äldreboende finns ofta många roller med någon form av ansvar. Legitimerade har ansvar inom sina yrkesområden, undersköterskor kan ha ansvar som hygienombud, måltidsombud eller brandskyddsombud. Den som vill arbeta med förändringar måste alltid förankra det med chefen.

Förbättringsarbete i vården - arbeta stegvis

1. Fundera över vad ni vill uppnå och varför. Vilken är den viktigaste förändringen du vill uppnå just nu. Det kan vara bra att utgå från en särskild händelse, kanske avvikelser eller klagomål. Gör en händelseanalys, vilka tänkbara faktorer kan bidra till att det inte fungerar på önskvärt sätt? Har du flera idéer på utvecklingsområden kan det vara bra att låta medarbetarna vara med och prioritera vad som ska genomföras först.
2.      Sätt upp ett mål som är tydligt och mätbart, så att ni vet när ni nått målet,
3. Var lyhörd för frågor från andra. Vad är det de oroar sig för, vad ser de för svårigheter. Gör en riskanalys tillsammans över vilka risker och vinster finns med förändringen. Se till att inte ägna för mycket tid åt motståndarna. De som är för förändringen ges uppmuntran och stöd.
4. Gör en plan för hur ni ska genomföra förändringen. Finns det några enkla åtgärder du kan börja med? Fundera på var du startar och ta sedan ett steg i taget. Det lönar sig inte att börja i slutet. Har du ingen bra grund att stå på kommer inte förändringen att bestå.
5. Delaktighet är nödvändig för att uppnå bestående förändringar. Fundera på hur ni får med dig dina medarbetare eller kollegor. Hur når ni fram med budskapet bäst. Kommunicera vad ni vill uppnå med förändringen. Var tydlig med målet och varför du vill uppnå det. Se till att göra kollegor och medarbetare delaktiga i planeringen av hur förändringen ska ske. Kanske behöver även boende och närstående involveras.  
6. Kommunicera återkommande under förändringsprocessen. Förändringsarbete kan ofta orsaka oreda och förvirring inledningsvis. Tydlig kommunikation om vad som ska ske skapar trygghet och minskad förvirring.
7. Genom att ha en öppen process där alla kan vara med och påverka med idéer och förslag samt där alla bjuds in i riskanalysarbetet och där alla dokument finns tillgängliga ökar delaktighet och trygghet. Lyft bra förslag även om de inte kan genomföras för stunden.
8. Förändringsarbete är ofta en typ av projekt. Gör milstolpar i förändringsarbetet. Små konkreta delmål som ni vill uppnå och som du dokumenterat och följer upp. Fira när ni nått ett delmål och det slutgiltiga målet. Justera planen om det dyker upp hinder. Plocka de lägst hängande frukterna först. Fundera över vilka steg som är lättast att ta i förändringsarbetet och ta ett steg i taget.
9. Utvärdera förändringsarbetet fortlöpande. Justera processen om det är något ni missat eller något som inte fungerar.
10. Glöm inte att följa upp så att inte verksamheten faller tillbaka i gamla hjulspår. Det kan ske några gånger under halvåret efter att förändringsarbetet avslutades.
11. Fortsätta utveckla: Förbättringar är en pågående process och det är viktigt att fortsätta utveckla arbetsplatsen över tid. Fortsätt att lyssna på medarbetarnas feedback och identifiera nya möjligheter till förbättringar.

Genom att följa dessa steg kan du påbörja en process för att genomföra förbättringar på arbetsplatsen. Kom ihåg att involvera medarbetarna och kommunicera tydligt genom hela processen för att öka framgångsfaktorn.

Reflektion - struktur och kultur
Undersköterska och vårdbiträde
• Ser du något förbättringsarbete du skulle vilja genomföra?
• Har ni en bra kultur för att arbeta med ständiga förbättringar?
• Arbetar ni enligt de skriftliga rutinerna?

Chef, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut:
• Vilka ledningsrisker finns i verksamheten?
• Har ni ett bra klimat för förändringsarbete?
• Vilka rutiner är viktigast att förbättra i nuläget?

Boende och närstående
• Pågår förbättringsarbete på enheten?
• Uppskattar medarbetarna om du påtalar möjligheter till förändringar?
• Får ni information om utvecklingsarbete som pågår?

Erland Olsson
Medicinskt ansvarig sjuksköterska
Sofrosyne
Kvalitet i äldreomsorgen