Många författningar styr äldreboendet

I vårdverksamheter innehåller ledningssystemet ofta mängder med rutiner. Det finns flera skäl till detta. Begreppet vård är väldigt komplex och det finns oerhört många författningar som påverkar vården. Ett äldreboende omfattas av författningar kopplade till socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, livsmedelslagstiftningen, brandskyddslagen, arbetsmiljölagstiftningen, arbetsrätt, bokföringslag och många fler.  

Hyllvärmare?

Ibland ligger rutinerna svårtillgängliga i något system där få av medarbetarna kommer in och ännu färre hittar rätt när de behöver ha en rutin. Min upplevelse är att det finns verksamheter som har rutiner som i princip är hyllvärmare, men som ledningen kan peka på om IVO eller någon annan myndighet skulle komma och granska verksamheten.  

Författningarna ställer höga krav på rutinbeskrivningar för vissa processer. En del verksamheter tecknar ner fler rutiner än vad de behöver, ett vanligt exempel är sondmatning. För just denna process finns redan bra material i Vårdhandboken, en nationell sajt som samlar rutiner för alla typer av vårdmoment.  Materialet där är kvalitetsgranskat och uppdateras årligen.

Att skapa rutiner

Skriv först varför rutinen behövs och vad den ska uppnå. Det bör också framgå vem som ska utföra arbetet och när det ska ske. En rutin ska vara lätt att förstå och följa av de som ska använda den. Tydliga kortfattade instruktioner med så enkelt språk som möjligt. Undvik jargong eller värdeladdat tyckande.

Beskriv rutinen stegvis i den ordning momenten ska genomföras exempelvis genom punktlistor eller instruktioner stegvis. Försök att använda en enhetlig struktur för rutiner så att det blir lätt att ta del av för de som ska läsa rutinen. Tänk igenom så att rutinen blir flexibel utifrån verksamheten och de boendes olika behov. Låt någon eller några som ska arbeta utifrån rutinen läsa igenom och komma med synpunkter innan du fastställer den.

Rutiner behöver uppdateras regelbundet. Sätt alltid datum när den upprättats eller reviderats. Ha en rutin för att gå igenom tidigare rutiner regelbundet. Se till att städa bort gamla exemplar när en ny rutin införs.

Språket måste vara begripligt

Det händer att språket som används i rutiner så krångligt att inte ens en doktorsgrad räcker för att förstå vad som menas. Det kan vara skrivet av någon som inte själv begriper. Det händer även att någon skriver en rutin och sen tror att bara för att rutinen är skriven kommer alla att följa den.  

Vill ni öka följsamheten till rutiner är det bra om medarbetare får vara delaktiga i framtagandet av rutiner. Fundera också vilka rutiner som är viktiga för verksamheten. När ni ändrar i en rutin följ upp under en period att alla verkligen följer den nya rutinen. Att alla förstått rutinen och varför den är viktig att följa. Det är oftast bättre att arbeta med beröm än med klagomål när förändringar ska genomföras.  

Reflektionsfrågor - Att skapa rutiner
Undersköterska och vårdbiträde:
- Har ni bra rutiner på enheten?
- Arbetar ni enligt de skriftliga rutinerna?
- Om ni inte gör det, varför? Vad händer om ni inte följer rutinerna och något skulle gå snett?
- Finns det rutiner som ni kan förbättra? Vilken rutin är i så fall viktigast för er att förbättra?

Chef, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut:
- Hur arbetar ni när ni ska ta fram nya eller revidera gamla rutiner?
- Vilka rutiner följer medarbetarna?
- Finns det rutiner som de inte följer?
- Vet ni varför?
- Vad kan ni göra för att öka följsamheten?

Boende och närstående:
- Märker du av om det pågår ett förbättringsarbete på enheten?
- Uppskattar personalen om du påtalar möjligheter till förändringar av någon rutin?  

Erland Olsson
Medicinskt ansvarig sjuksköterska
Sofrosyne
Kvalitet i äldreomsorgen